REGULAMIN REJESTRACJI
II forumEMS’23
Szklarska Poręba
w trakcie opracowywania.

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Regulamin rejestracji, zwany dalej Regulaminem, określa zasady rejestracji na  I Europejskie Forum Ratownictwa Medycznego – EMS Karkonosze’22.

1.2. Określenia użyte w Regulaminie należy rozumieć jako:

a) Forum: I Europejskie Forum Ratownictwa Medycznego

b) Organizatorzy:

• Pogotowie Ratunkowe w Jeleniej Górze z siedzibą w Jeleniej Górze przy ul. Kleofasa Ogińskiego 6 (zwane w dalszej części „Głównym Organizatorem)
• Związek Pracodawców Ratownictwa Medycznego SP ZOZ z siedzibą w Krakowie przy ul.
  Łazarza 14,
• Europejskie Ugrupowanie Współpracy Terytorialnej NOVUM z siedzibą w Jeleniej Górze przy ul. 1 Maja 27,
• Fundacja Instytut Studiów Wschodnich z siedzibą w Warszawie przy ul. Solec 85/33

c) Zarejestrowany Uczestnik – osoba biorąca udział w Forum

d) Rejestracja – system umożliwiający zarejestrowanie się na Forum

e) Miejsce i czas Forum – Blue Mountain Resort, Szklarska Poręba, ul. 1 Maja 51, 18-20 maja 2022 r.

f) Centrum Konferencyjne – Blue Mountain Resort, Szklarska Poręba

W ramach Forum odbędą się wydarzenia:
a) sesje plenarne;
b) debaty panelowe;
c) panele programowe: prezentacje raportów, wykłady, rozmowy;

1.3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Rejestracji i obowiązują wszystkich Zarejestrowanych Uczestników.

1.4. Oficjalna strona internetowa Organizatora oraz oficjalny serwis Forum znajdują się pod adresem www.forumems.eu

1.5. Kontakt do Organizatora:
a) telefon: +48 75 752 64 62
b) adres e-mail do kontaktów pogotowiejg@999.jgora.pl .

1.6. Niniejszy Regulamin jest dostępny w siedzibie oraz na oficjalnej stronie internetowej Organizatora.

2. ZASADY UCZESTNICTWA

2.1. W związku ze stanem epidemii o którym mowa w pkt. 3 ppkt 3.1 w I Europejskim Forum Ratownictwa Medycznego mogą wziąć udział wyłącznie osoby w pełni zaszczepione przeciwko COVID-19 lub osoby niezaszczepione, które otrzymały negatywny wynik testu PCR lub testu antygenowego na obecność koronawirusa SARS-CoV-2, który został wykonany nie wcześniej niż na 48 godzin przed rozpoczęciem Forum lub osoby posiadające status ozdrowieńca, potwierdzony przez Unijny Certyfikat Covid (UCC).

2.2. Zasady okazania Organizatorowi stosowanych zaświadczeń potwierdzających powyższe, zostały umieszczone na drugim etapie rejestracji.

2.3. Warunkiem udziału w Forum jest rejestracja wyłącznie za pośrednictwem strony internetowej www.forumems.eu. Rejestracja składa się z dwóch obowiązkowych etapów, przez które należy rozumieć wypełnienie dwóch różniących się od siebie formularzy rejestracyjnych.

2.4  Pierwszy etap rejestracji polega na:

1. wypełnieniu formularza rejestracyjnego dostępnego na oficjalnej stronie internetowej
2. po zakończeniu I etapu tj. wypełnieniu formularza, o którym mowa powyżej i po zaakceptowaniu zgłoszenia przez Głównego Organizatora, zostanie wygenerowany indywidualny link do II etapu rejestracji, który zostanie wysłany na adresy e-mail, wpisane w formularzu rejestracyjnym I etapu;

2.5. Drugi etap rejestracji odnosi się do kwestii organizacyjnych dotyczących opłat związanych z organizacją pobytu na Forum.

2.6.  Zakończenie II etapu jest równoznaczne z akceptacją wybranych warunków uczestnictwa w Forum.

2.7. Niewypełnienie II etapu rejestracji w ciągu 7 dni od jego otrzymania może być jednoznaczne z usunięciem zgłoszenia z systemu bez powiadomienia osoby zainteresowanej.

2.8. Po zakończonej pełnej rejestracji on-line tj. po wypełnieniu dwóch formularzy rejestracyjnych, zarejestrowany uczestnik otrzyma mail zawierający potwierdzenie rejestracji, zostanie ono także wysłane na adresy e-mail podane przez uczestnika w trakcie rejestracji. Brak któregoś z powyższych potwierdzeń może oznaczać, że rejestracja nie powiodła się np. w wyniku problemów technicznych przeglądarki. Aby prawidłowo przejść II etap rejestracji należy skorzystać z aktualnej przeglądarki Chrome, Mozilla lub Explorer co najmniej w wersji 10. Obowiązek weryfikacji tego faktu spoczywa na uczestniku Forum.

2.9. Z uwagi na ograniczoną liczbę uczestników, Główny Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w Forum bez podania przyczyny.

2.10. Główny Organizator decyduje o terminie zamknięcia rejestracji.

3. ZASADY POSTĘPOWANIA W ZWIĄZKU Z OBOWIĄZUJĄCYM STANEM EPIDEMII

3.1. W związku z ogłoszonym na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej od dnia 20 marca 2020 r. stanem epidemii w związku z zarażeniami wirusem SARS-CoV-2, uczestnik Forum jest zobowiązany do stosowania w trakcie Forum przepisów i wytycznych odpowiednich służb w szczególności: Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii z dnia 6 maja 2021r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 861 ze zm.), Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii (Dz.U. Dz.U. 2020 poz. 491 ze zm.), wytycznych odpowiednich Ministrów, w tym Głównego Inspektora Sanitarnego.

3.2. Rejestrując się na Forum, zarejestrowany uczestnik przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że udział w Forum oznacza potencjalne przebywanie zarejestrowanego uczestnika wśród znacznej liczby osób, co w konsekwencji stwarza możliwość rozprzestrzeniania się i narażenia zarejestrowanego uczestnika na zarażenie, w szczególności wirusami również tymi wywołującymi choroby – w tym wirusem SARS-CoV-2, drobnoustrojami czy bakteriami. W związku z tym zarejestrowany uczestnik biorąc udział w Forum akceptuje powyższe ryzyko. W związku z powyższym ryzykiem Główny Organizator zapewni zarejestrowanym uczestnikom w trakcie Forum środki bezpieczeństwa wskazane przez adekwatne służby oraz obecność lekarzy.

3.3. Rejestrując się na Forum uczestnik wyraża zgodę na przekazanie jego danych osobowych wskazanych w formularzu rejestracyjnym odpowiednim służbom w szczególności służbom sanitarnym. Zgoda jest dobrowolna jednak niezbędna do wzięcia udziału w Forum. Zarejestrowany Uczestnik przyjmuje również do wiadomości, że może być poddany pomiarowi temperatury i weryfikacji stanu zdrowia.

3.4. Zarejestrowany Uczestnik jest zobowiązany do postępowania zgodnie z niżej wskazaną procedurą.

1. W przypadku wystąpienia u Zarejestrowanego Uczestnika niepokojących objawów zdrowotnych m.in. takich jak gorączka, kaszel, duszność i problemy z oddychaniem: przed wejściem na teren Centrum Konferencyjnego, Zarejestrowany Uczestnik powinien nie wstępować na teren Centrum Konferencyjnego, tj. powinien pozostać w swoim domu lub hotelu/ośrodku, w którym przebywa, powinien postępować zgodnie z zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego/Ministerstwa Zdrowia i skontaktować się niezwłocznie z lekarzem lub powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną, oddziałem zakaźnym, a w razie pogorszenia się stanu zdrowia zadzwonić pod nr 999 lub 112 i poinformować o swoich objawach.
2. W przypadku wystąpienia u Zarejestrowanego Uczestnika niepokojących objawów zdrowotnych m.in. takich jak gorączka, kaszel, duszność i problemy z oddychaniem: w trakcie trwania Forum tj. w trakcie, gdy Zarejestrowany Uczestnik będzie przebywać na terenie Centrum Konferencyjnego powinien niezwłocznie skierować się do punktu/centrum medycznego Forum i poinformować lekarzy o zaobserwowanych objawach, następnie postępować zgodnie z otrzymanymi instrukcjami
3. Na terenie Centrum Konferencyjnego Zarejestrowany Uczestnik jest zobowiązany do stosowania przez cały czas trwania Forum, również w trakcie paneli dyskusyjnych i wydarzeń towarzyszących wymaganych przepisami środków ochrony osobistej.
4. Przed wejściem na teren Centrum Konferencyjnego wszystkich Zarejestrowanych Uczestników obowiązuje dezynfekcja dłoni wodą z mydłem lub środkami na bazie alkoholu (min. 60 %) zgodnie z wywieszonymi instrukcjami. Zwraca się szczególną uwagę, że obowiązek dezynfekcji dłoni wodą z mydłem lub środkami dezynfekującymi, o których mowa powyżej obowiązuje również w trakcie Forum w szczególności, lecz niewyłącznie w sytuacjach: przed i po spożywaniu posiłków, przed i po powrocie z toalety.

1. Podczas kaszlu i kichania należy zakryć usta i nos zgiętym łokciem lub chusteczką, a następnie jak najszybciej wyrzuć chusteczkę do zamkniętego kosza i umyć ręce używając mydła i wody lub zdezynfekować je środkami na bazie alkoholu (min. 60 %). Zakrycie ust i nosa podczas kaszlu i kichania zapobiega rozprzestrzenianiu się zarazków, w tym wirusów. Jeśli nie przestrzega się tej zasady można łatwo zanieczyścić przedmioty, powierzchnie lub dotykane, np. przy powitaniu, osoby.
2. Należy zachować co najmniej 1,5 metra odległości od drugiej osoby, w szczególności od osoby, która kaszle, kicha i ma gorączkę
3. Należy unikać dotykania oczu, nosa i ust. Dłonie dotykają wielu powierzchni, które mogą być zanieczyszczone wirusem. Dotknięcie oczu, nosa lub ust zanieczyszczonymi rękami, może spowodować przeniesienie się wirusa z powierzchni na siebie.

3.5. Dane kontaktowe do Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Jeleniej Górze,  ul. Jana Kasprowicza 17, 58-500 Jelenia Góra,  tel. +48 222 500 115 fax: e-mail: psse.jeleniagora@pis.gov.pl.

4. INFORMACJE DODATKOWE

4.1. Zarejestrowany Uczestnik otrzymuje m.in. imienny identyfikator, który uprawnia do  poruszania się na   terenie Centrum Konferencyjnego

4.2. Zarejestrowany Uczestnik zobowiązany jest do posiadania przekazanego mu identyfikatora Forum przez cały czas pobytu w obiektach, w których odbywają się wydarzenia programowe Forum i   każdorazowo zobowiązany jest do jego okazania na prośbę przedstawiciela Głównego Organizatora.

4.3. Wstęp na teren Centrum Konferencyjnego, jak również do poszczególnych obiektów, w których odbywają się wydarzenia programowe Forum mają wyłącznie Zarejestrowani Uczestnicy Forum

4.4. Osoby, które nie są w stanie okazać swojego identyfikatora Forum w trakcie pobytu w obiektach, w których odbywają się wydarzenia programowe Forum są zobowiązane na żądanie przedstawiciela Głównego Organizatora do niezwłocznego opuszczenia tych obiektów.

4.5. W obiektach, w których odbywają się wydarzenia programowe Forum zabronione jest rejestrowanie,   nagrywanie i fotografowanie bez pisemnej zgody Głównego Organizatora.

4.6. Główny Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypowiedzi i prezentacje przedstawiane w trakcie wydarzeń  programowych Forum.

4.7. Zarejestrowany Uczestnik Forum ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie swoje wypowiedzi i prezentacje przedstawiane podczas Forum.

4.8. Główny Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestników Forum, które mogą zostać  zagubione, zniszczone bądź skradzione podczas Forum.

4.9. Uczestnik Forum zobowiązany jest do pokrycia wszelkich kosztów związanych z naprawieniem szkody wyrządzonej przez niego, jakie poniesie Główny Organizator w przypadku wystąpienia stron trzecich w stosunku do Głównego Organizatora z roszczeniami związanymi ze szkodami wyrządzonymi przez Uczestnika Forum.

4.10.Uczestnik Forum zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa BHP i przepisów przeciwpożarowych, jakie obowiązują na terenie obiektów, w których odbywają się wydarzenia programowe Forum, jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych przedstawicieli Głównego Organizatora.

4.11.Główny Organizator odpowiada za całokształt merytoryczny Forum, przez który należy rozumieć odpowiedni  dobór panelistów i prowadzących poszczególne panele dyskusyjne, z zastrzeżeniem pkt. 4.6.

4.12. Na terenie Centrum Konferencyjnego, wyłączność na wykonywanie zadań organizacyjno – logistycznych posiada Główny Organizator, legitymujący się identyfikatorem „Główny Organizator”, działając samodzielnie lub przez   swoich przedstawicieli. Przez przedstawicieli Głównego Organizatora rozumie się w szczególności firmy i osoby fizyczne współpracujące z Głównym Organizatorem legitymujące się m.in. identyfikatorem „Obsługa Forum”.

4.13. Rejestracja na Forum oznacza, iż Uczestnik wyraża zgodę na nieodwołalne, nieodpłatne, wielokrotne   wykorzystywanie i rozpowszechnianie zdjęć i materiałów video ze swoim wizerunkiem (wykonanych w trakcie uczestnictwa w Forum) bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania. Zgoda obejmuje wykorzystanie, utrwalanie, obróbkę, powielanie i rozpowszechnianie wykonanych zdjęć i materiałów video za pośrednictwem dowolnego medium na czas nieokreślony.

4.14. Rejestracja na Forum oznacza, iż Uczestnik wyraża zgodę na umieszczenie przekazanych w procesie   rejestracji danych osobowych (imię, nazwisko, stanowisko, firma, fotografia) w Liście uczestników Forum zarówno w wersji drukowanej (wydawnictwo Lista uczestników), jak i elektronicznej (Lista uczestników w elektronicznym serwisie informacyjnym)

4.15. Zarejestrowany Uczestnik korzystający z zakwaterowania za pośrednictwem Głównego Organizatora, zobowiązany   jest przy zameldowaniu w hotelu (check-in) okazać dokument tożsamości na podstawie, którego hotel dokona zameldowania. Brak okazania dokumentu może skutkować odmową zameldowania.

4.16. Dokonując check-in Zarejestrowany Uczestnik akceptuje warunki (m.in. regulamin) obowiązujące w danym hotelu.

5. WARUNKI PŁATNOŚCI

5.1.  Ceny oraz warunki płatności za organizację pobytu na Forum są widoczne w II etapie rejestracji.

5.2. Po wysłaniu z formularza zgłoszeniowego należy dokonać opłaty za uczestnictwo najpóźniej do 3 dni od daty jego wystawienia, nie później niż do dnia 5 maja 2022 r. Po zarejestrowaniu wpłaty na koncie Głównego Organizatora, zostanie wystawiona faktura VAT kończąca sprzedaż oraz przesłana na adres pocztowy płatnika.

5.3. Płatnikiem jest podmiot wskazany przez zamawiającego. Odpowiedzialność płatnika i zamawiającego wobec Głównego Organizatora jest solidarna.

5.4. Opłatę za organizację pobytu na Forum, o której mowa w pkt. 5.2 powyżej należy wpłacić na konto Głównego Organizatora podane na formularzu zgłoszenia, wraz z podaniem nazwiska zarejestrowanego uczestnika. Potwierdzenie mailowe II etapu zawiera podsumowanie wprowadzonych danych oraz dokonanej opłaty.

5.5. W przypadku braku płatności w określonym terminie tj. najpóźniej do dnia 5 maja 2022 r.  od zgłoszenia Główny Organizator zastrzega sobie prawo do anulowania rejestracji i nie wydania Identyfikatora uprawniającego do wstępu na teren Centrum Konferencyjnego. Od 2 marca 2022 r. termin zapłaty za udział w Forum wynosi 3 dni od daty zgłoszenia, od 6 maja 2022 r. termin zapłaty za udział wynosi 1 dzień, nie później jednak niż do 13 maja 2022 r.

5.6. W przypadku rejestracji przed dniem rozpoczęcia Forum, Zarejestrowany Uczestnik ma obowiązek poniesienia opłaty przed wejściem na teren Centrum Konferencyjnego. Ponadto uczestnik zobowiązany jest do okazania Głównemu Organizatorowi potwierdzenia dokonanej płatności.

5.7. W przypadku rejestracji od 4 kwietnia 2022 r. Główny Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany wysokości opłaty za organizację pobytu.

W takich sytuacjach zaktualizowana wysokość opłaty za organizację pobytu każdorazowo będzie wyświetlana na formularzu rejestracyjnym II-go etapu rejestracji.

5.8. Ceny oraz warunki płatności uczestnika – Partnera Forum każdorazowo będą ustalane indywidualnie z Głównym Organizatorem.

6. REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA oraz ZAMIANY w ZGŁOSZENIU UCZESTNICTWA

6.1. Rezygnacja uczestnika z udziału w Forum wymaga formy pisemnej i musi być przesłana na adres e-mail:    pogotowiejg@999.jgora.pl w temacie: „Rezygnacja”. W przypadku braku zgłoszenia rezygnacji do 30 kwietnia 2022 r. wpłacona opłata nie podlega zwrotowi. W przypadku rejestracji nieopłaconych Główny Organizator zastrzega sobie prawo do egzekwowania kosztów poniesionych w związku z organizacją pobytu zgodnych z warunkami określonymi w Regulaminie Rejestracji.

6.2. Każda zamiana uczestnika wymaga formy pisemnej i musi być przesłana na adres e-mail:   pogotowiejg@999.jgora.pl w temacie: „Zamiana uczestnika”. Zamiana musi być oddzielnie zarejestrowana oraz potwierdzona przez Głównego Organizatora.

6.3. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Forum złożonej do dnia 30 kwietnia  2022 r. opłata za organizację pobytu podlega zwrotowi, w ciągu 30 dni od dnia zakończenia Forum po otrzymaniu przez Głównego Organizatora podpisanej faktury korygującej.

6.4. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Forum złożonej po 30 kwietnia 2022 r. opłata za organizację pobytu nie podlega zwrotowi. W przypadku uczestników zarejestrowanych po 30 kwietnia 2022 r. prawo do bez kosztowej rezygnacji przysługuje do 24 godzin od momentu rejestracji. Po upływie tego terminu Główny Organizator zastrzega sobie prawo do egzekwowania kosztów poniesionych w związku z organizacją pobytu zgodnych z warunkami określonymi w Regulaminie Rejestracji, pkt. 5.1.

6.5. Główny Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu i miejsca Forum z przyczyn od niego niezależnych w szczególności z powodu zaistnienia lub utrzymywania się okoliczności siły wyższej. W takim przypadku rezygnacja z Uczestnictwa w Forum zgłoszona do Głównego Organizatora w określonym przez niego terminie może odbyć się bezkosztowo. Jednocześnie Główny Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z Forum.

6.6. Siła wyższa oznacza w szczególności: trzęsienia ziemi, powodzie, wojny, zamieszki, ataki terrorystyczne, rewolucje, pożary, ogłoszone pandemie, epidemie, zagrożenia epidemiologiczne lub inne ogłoszone rozwiązania związane z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem chorób zakaźnych, zarządzenia władz państwowych lub/i samorządowych, embarga przewozowe, ogłoszone strajki generalne, klęski żywiołowe

6.7. Główny Organizator powołując się na interes społeczny zastrzega sobie prawo do zmiany terminu i miejsca Forum, nawet pomimo braku wystąpienia czynników, które mogłyby zostać uznane za działanie siły wyższej, w szczególności w przypadku gdy pandemie, epidemie lub zagrożenia epidemiologiczne nie zostaną ogłoszone, nie zostaną wydane zarządzenia władz państwowych lub/i samorządowych. W takiej sytuacji pkt. 6.5 stosuje się odpowiednio.

6.8 Przez interes społeczny Główny Organizator rozumie w szczególności działania podjęte w celu ochrony zdrowia i życia uczestników, organizatorów i partnerów wydarzenia.

7. REKLAMACJE

7.1. Wszelkie reklamacje należy kierować w formie pisemnej listem poleconym na adres Głównego Organizatora w terminie do 14 dni od dnia zakończenia Forum.

7.2. Reklamacje przesłane po upływie powyższego terminu nie będą rozpatrywane.

7.3. Reklamacje będą rozpatrywane przez Głównego Organizatora w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania, a odpowiedź  na nie zostanie przesłana w formie pisemnej na adres wskazany przez reklamującego.

8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

8.1. Główny Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany w programie merytorycznym Forum

8.2. W przypadku, gdy Forum nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Głównego Organizatora, Główny Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.

8.3. W przypadku, gdy Forum nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Głównego Organizatora, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z Uczestnictwem w Forum, jak i kosztów usług dodatkowych zleconych Głównemu Organizatorowi przez Uczestników Forum.

8.4. Główny Organizator ustala program Forum oraz ma prawo dokonywania w nim zmian także w dniu, w którym odbywa się Forum, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego, kolejności wystąpień i zmiany prelegentów.

8.5. Główny Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości uczestniczenia przez uczestnika w Forum z powodów niezależnych od Głównego Organizatora.

8.6. W przypadku wątpliwości co do interpretacji wersją wiążącą jest tekst Regulaminu w języku polskim.

8.7. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Forum będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Głównego Organizatora.

8.8. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego ze strony internetowej Forum, oznacza akceptację postanowień  niniejszego Regulaminu a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a  Głównym Organizatorem.

8.9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu  Cywilnego.

8.10. Ostateczna interpretacja niniejszego regulaminu należy do Głównego Organizatora.

8.11. Dane osobowe uczestników, w związku z rejestracją na Forum są przetwarzane zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. Odpowiednie klauzule informacyjne znajdują się przy formularzach rejestracyjnych